Слайд 4

«Лидер на российскомрынке СЭД и ECM-систем»

Система электронного документооборота «ДЕЛО» – надежная и удобная система, проверенная временем и пользователями. СЭД «ДЕЛО» позволяет решать задачи по автоматизации работы с документами компаний различных масштабов и сфер деятельности, поддерживает бумажный, смешанный документооборот, что позволяет плавно перейти к электронному документообороту с минимальными финансовыми и материальными затратами. СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с документами. «ДЕЛО» используют более 6 000 организации, 500 000 пользователей по всей России и странам СНГ.

Слайд 5

Автоматизация документооборота

СЭД «ДЕЛО» - система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически значимого документооборота компании.

Слайд 6

Преимущества СЭД «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» – эффективное решение для автоматизации управления документами и информацией. Внедрив СЭД «ДЕЛО», вы получаете удобный инструмент для повышения эффективности работы компании за счет сокращения времени на обработку и поиск документов, обсуждение и согласование, контроль исполнения поручений, повышения исполнительской дисциплины сотрудников.

Слайд 7

Госуслуги и обращения граждан

Подсистема оказания государственных и муниципальных услуг на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Также система «ДЕЛО» предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан».

Слайд 8

Надежный электронный архив документов

Система предоставляет удобные средства для организации хранения бумажных и электронных документов (прикрепленных к РК документов, проектов документов и поручений). Исполненные документы в системе могут быть «списаны в дела», для формирования в дальнейшем архивного фонда организации. СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел: поддержка принятой в организации номенклатуры дел; механизм списания документа в дело; формирование и просмотр описи документов, списанных в дело; поддержка работы с многотомными делами; автоматический пересчет страниц в деле (томе).

Слайд 9

Интеграция с другими информационными системами

Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком. Пример: интеграция систем-лидеров на соответствующих рынках – системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С.

Слайд 10

Системные требования

Система ДЕЛО предназначена для работы со следующими СУБД: MS SQL Server 2008 (Standart Edition, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) MS SQL Server 2012 SP1 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) MS SQL Server 2014 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) Oracle 10g release 10.2.0.1 (и выше) Oracle 11g release 11.2.0.1 (и выше) Oracle 12c release 12.1.0.1 (и выше)

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Описание слайда:

СОГБПОУ «Вяземский медицинский колледж имени Е.О.Мухина» Лекция-презентация по теме: «Организация электронного документооборота» Преподаватель: Бодренкова Наталья Владимировна 2017 г

2 слайд

Описание слайда:

3 слайд

Описание слайда:

Ежедневно в масштабах организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. В результате появляются потоки документов, которые приходится контролировать и перераспределять между различными подразделениями. Согласно данным Siemens Business Services до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции, 15% документов безвозвратно теряется, а 80% времени руководитель тратит на работу с информацией. Всё это относится к технологиям делопроизводства.

4 слайд

Описание слайда:

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот – совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки и передачи в архив.

5 слайд

Описание слайда:

Документ Обычно под термином “документ” понимают информацию, представленную в виде текста и зафиксированную на бумаге. Хотя документ может быть зафиксирован на любом физическом носителе данных. Устная беседа, не зафиксированная на физическом носителе информации, не поддаётся точному воспроизведению и не является документом. Терминологически “документ” – любые сведения (информация), зафиксированные на любом носителе в пространстве и времени.

6 слайд

Описание слайда:

Важным атрибутом текстовых документов является их форма. Форма документа тесно связана с характером дальнейшей деятельности и процессом прохождения его по организации. Однако, обязательными атрибутами любых, в том числе электронных, документов, участвующих в делопроизводстве, являются подпись документа и дата его создания. Следовательно, документ представляет собой совокупность трёх составляющих: физический носитель информации, форма и содержание информации, обязательные атрибуты: подпись и дата создания.

7 слайд

Описание слайда:

Для решения задач управления деловыми процессами в организациях используют автоматизированные системы. С их помощью организуют системы электронного документооборота и контроля выполнения заданий, загрузки сотрудников. Цель их использования заключается в сведении к минимуму процессов создания и перемещения бумаг внутри организации. Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

8 слайд

Описание слайда:

Потребности сокращения количества обрабатываемых и хранимых документов, времени их обработки и т.д. породили электронные тексты, электронные документы и электронный документооборот. Электронные тексты – электронные (машиночитаемые) данные, хранящиеся на любых электронных носителях, доступные для использования в компьютерных программно-технических устройствах и системах. Электронные тексты входят в состав электронных документов (ЭД). Электронный документ – документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.

9 слайд

Описание слайда:

п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации": Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Согласно определению, представленному в п. 3.1 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), Электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме. Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ - это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п.

10 слайд

Описание слайда:

При этом для электронного документа характерны: аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному; достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности; целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения; пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

11 слайд

Описание слайда:

Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях. В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов и др. Если говорить кратко, то Электронный документооборот – это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.

12 слайд

Описание слайда:

Основная выгода от внедрения ЭДО - это повышение эффективности деятельности организации. Преимущества систем электронного документооборота Экономия денежных средств Благодаря системе электронного документооборота снижаются расходы на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, а также на почтовые услуги и транспорт. Надежность Передавая документы через сеть, система обеспечивает защиту информации от попадания в третьи руки. Доступ к ней устанавливается в соответствии с правами пользователя.

13 слайд

Описание слайда:

Контроль над дисциплиной и исполнительностью Система электронного документооборота позволяет следить за ходом работы в режиме реального времени. Благодаря этой функции руководству легче устанавливать контроль над дисциплиной сотрудников и корректностью выполнения задач. Мобильность Совершать обмен информацией с помощью системы электронного документооборота можно 24 часа в сутки, из офиса или из дома, из командировки или отпуска. Если под рукой имеется компьютер с электронной подписью и точка доступа в Интернет, то все операции будут доступны.

14 слайд

Описание слайда:

Обратная связь Информационные и благодарственные письма, жалобы или претензии от контрагентов поступают в общую систему, доступ к которой имеется у руководителя и ответственных лиц. Это исключает вероятность того, что то или иное письмо будет утеряно либо останется без внимания. Систематизация корреспонденции Система дает возможность наводить порядок в электронной корреспонденции. Информационные письма, договоры с контрагентами, свидетельства, отчетность и т.д. можно удобно сортировать, чтобы быстро отыскать тот или иной документ при необходимости.

15 слайд

Описание слайда:

Экономия времени Сокращаются временные затраты как сотрудников, так и руководителей за счет того, что согласование, подписание и другие операции с документами занимают считанные секунды. В том числе, ускоряется процесс заключения сделки с контрагентом. Для подписания двустороннего договора, счетов-фактур и актов требуется ряд простейших действий на компьютере, и не нужно для этого покидать офис. Актуальность В системе электронного документооборота можно настроить осведомление автора о получении письма. При необходимости, адресат может заверить документ подписью с отметкой о прочтении. Таким образом, отправитель всегда находиться в курсе актуальных событий.

16 слайд

Описание слайда:

Как отмечено ранее Электронный документ – документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.

17 слайд

Описание слайда:

пп. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ: Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Именно электронная подпись может сделать электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, т.е. придать ему юридическую силу. Для юридических лиц - это незаменимый инструмент, который позволяет наладить удобный и эффективный документооборот как внутри компании, так и с внешними контрагентами. Электронная подпись для физических лиц - это способ ускорить и упростить взаимодействие с государственными структурами, работодателями, учебными учреждениями через Интернет. Понятие электронной подписи

18 слайд

Описание слайда:

Электронная подпись является технически сложной информационно-юридической категорией и выступает в таких основных проявлениях: является обязательным реквизитом официального документа, созданного и используемого в бездокументарной форме; представляет собой некий пласт технически зашифрованной информации, который, в зависимости от используемой технологии вносится непосредственно в заверяемый документ, логически к нему прикрепляется; формируется в результате предельно сложных математических вычислений посредством криптографических методов.

19 слайд

Описание слайда:

При соблюдении требований, установленных законом и сторонами соглашения об использовании, ЭП является юридически и технически полноценной заменой собственноручно выполненной подписи, а при необходимости – еще и гербовой печати. ЭП используется в электронных торгах, электронном документообороте, электронной отчетности.

20 слайд

Описание слайда:

Согласно ст. 5 Закона № 63-ФЗ различают два вида электронной подписи – простая и усиленная. При этом усиленная электронная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной.

21 слайд

Описание слайда:

Простая ЭП – это пароли, коды и прочие средства, подтверждающие, что документ подписан определенным лицом. Предназначена для документооборота, позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует неизменность документа после его подписания и не обеспечивают юридическую значимость. Простая электронная подпись применяется для получения доступа к возможностям Единого портала госуслуг. Документы, требующие печати, не могут быть подписаны простой ЭП.

22 слайд

Описание слайда:

Усиленная неквалифицированная ЭП создается с помощью специальных программных средств. В неквалифицированную электронную подпись заложены криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документов. Позволяет определить автора подписанного документа и доказать неизменность содержащейся в нем информации. Такая подпись подойдет для внутреннего документооборота, а также для отправки электронных документов из одной компании в другую. Во втором случае, стороны должны заключить между собой соглашение, устанавливающие правила использования и признания ЭЦП. Неквалифицированной ЭП можно подписывать документы, которые в бумажном виде заверяются печатью.

23 слайд

Описание слайда:

Усиленная квалифицированная ЭП. Квалифицированная ЭП обладает всеми признаками неквалифицированной, однако она может быть получена только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минком связи России. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП. Сертификат ключа проверки ЭП – электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность этой подписи конкретному лицу. Программное обеспечение, необходимое для работы с КЭП, должно быть сертифицировано Федеральной службой безопасности. Следовательно, квалифицированная ЭЦП наделяет документы полной юридической силой и соответствует всем требованиям о защите конфиденциальной информации.

24 слайд

Автоматизации документооборота. Базовые понятия

Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять.

Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.

В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.

Любой документ в системе документооборота снабжается (представлен) «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа.

Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту», в западном компьютерном словаре не имеется.

В литературе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами:

DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод – Архивы документов;

DocFlow-системы маршрутизации документов;

WorkFlow-системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации бизнес- процессов», или «Системы поддержки управления»

Поэтому в русскоязычной литературе «документооборот» включает в себя и маршрутизацию документов и автоматизацию процесса движения документов и архивацию документов.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемые обеспечивающие функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально распределенной.

Внедрение СЭД позволяет:

повысить управляемость предприятием (это инструмент руководителя верхнего уровня и прежде всего именно ему СЭД облегчает жизнь)

сокращение времени поиска информации

жестко регламентировать и контролировать бизнес-процессы

повысить безопасность при работе с документами (системы СЭД позволяют путем разделения доступа обеспечить защиту документов от несанкционированного доступа)

восстановить всю историю действий с документами так как ведётся запись всех операций с документами

Типичные задачи документооборота

1. Оцифровка и регистрация входящих документов.

2. Направление документов на рассмотрение.

3. Создание задач для подчиненных и контроль их исполнения.

3. Согласование проекта нового документа.

4. Поиск документов по определенной тематике.

5. Создание отчета.

6. Конструирование бизнес-процессов для наиболее типичных ситуаций движения документов (оплата счета, оформление командировки, рассмотрение заявление на отпуск и.т. д.)

Общие требования к системам

электронного документооборота

Масштабируемость

Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.

Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как MS SQL, которые существуют практически на всех возможных программно- аппаратных платформах, обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность

Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Желательно также использовать архитектуру «тонкого клиента» (почти вся обработка данных – на сервере), способного работать в сетях с относительно невысокой пропускной способностью порядка 200 кбит/сек.

Примером тонкого клиента может служить компьютер с браузером, использующийся для работы с веб- приложениями.

https://accounts.google.com

Подписи к слайдам:

Предварительный просмотр:

Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com

Подписи к слайдам:

Понятие электронного документооборота

Основные понятия электронного документооборота Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Виды документооборота бывают: Производственный документооборот; Управленческий документооборот; Архивное дело (совокупность процедур архивации документов); Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота); Бухгалтерский документооборот; Складской документооборот; Секретное (конфиденциальное) делопроизводство; Технический и/или технологический документооборот и др.

Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются: возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров; полный учет производственной или какой-либо другой документации; оперативное составление отчетов предприятия; оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать); унифицированные шаблоны для создания документов; наблюдение и контроль над персоналом; распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам; сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии); возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.

Какие же задачи выполяет ЭДО? обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии; осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества; оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии; производит протоколирование всех процессов; оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии; за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации; упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Что нужно для перехода на электронный документооборот? Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем. Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены. Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе. Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила. Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации. Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения; Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ; В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее; В-четвертых, необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании. Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

1 из 27

Презентация на тему: Электронный документооборот

№ слайда 1

Описание слайда:

№ слайда 2

Описание слайда:

Система электронного документооборота (СЭД) - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

№ слайда 3

Описание слайда:

№ слайда 4

Описание слайда:

Основные понятия электронного документооборота Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

№ слайда 5

Описание слайда:

Основные принципы электронного документооборота: Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполненияНепрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

№ слайда 6

Описание слайда:

Внедрение электронного документооборотаобеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов;оперативный доступ к документам и отчетной информации;эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

№ слайда 7

Описание слайда:

Основные задачи электронного документооборота: автоматизация канцелярии; электронный архив документов;корпоративный электронный документооборот (workflow).управление договорным процессом;автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества); автоматизация обращений граждан.

№ слайда 8

Описание слайда:

Преимущества электронного документооборота. Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

№ слайда 9

Описание слайда:

Преимущества электронного документооборота. возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

№ слайда 10

Описание слайда:

№ слайда 11

Описание слайда:

№ слайда 12

Описание слайда:

История: Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией Adobe. В первые дни существования данный формат был крайне непопулярен:Программное обеспечение от Adobe для чтения и создания PDF было платным;В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что делало его практически бесполезным во всемирной паутине;PDF-документы были большего размера по сравнению с обычным текстом, что означало более длительную загрузку на медленных модемах, широко использующихся в те времена;На слабых машинах отображение PDF-документов осуществлялось с заметными задержками;

№ слайда 13

Описание слайда:

Преимущества (PDF): удобная навигация, позволяющая быстро найти нужную страницу; простота пользования; Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме самого файла и бесплатной программы Adobe Reader;Формат PDF позволяет внедрять необходимые шрифты (построчный текст), векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки;Включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов.

№ слайда 14

Описание слайда:

Преимущества (PDF): Известность и популярность. Основным преимуществом PDF перед DjVu является его популярность и широкоизвестность. Формат PDF популярен в мировом масштабе.Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован международным комитетом по стандартам ISO.Обилие программ по работе с форматом. Для работы с форматом PDF существует великое множество всевозможных программ - как коммерческих, так и бесплатных.

№ слайда 15

Описание слайда:

№ слайда 16

Описание слайда:

Недостатки (PDF): Завышенная сложность внутреннего устройства формата. Формат PDF довольно сложен по своей внутренней структуре. Одна лишь его спецификация занимает более тысячи страниц. Ориентированность на бумажную печать, а не на электронный вид. Формат ориентирован в основном на создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не является электронно-ориентированным форматом. Он плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге (как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его требуется всегда полностью скачать, поскольку заголовок PDF находится в конце файла.

№ слайда 17

Описание слайда:

Преимущества DjVu: Специализированность для электронизации бумажных текстов. DjVu всегда использует 3-слойную сегментацию контента, обеспечивающую оптимальное сжатие. Ориентированность на электронный вид документа.Низкие ресурсные требования.Малый размер файла. DjVu обеспечивает минимально возможный размер файла. Простота и оптимальность внутреннего устройства формата.

Описание слайда:

История возникновения ЭЦП: В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было впервые предложено понятие «электронная цифровая подписьВ 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей.Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи. В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации был разработан первый российский стандарт ЭЦП - ГОСТ Р 34.10-94, основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р 34.11-94.В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001. В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.

№ слайда 22

Описание слайда:

Назначение и применение ЭЦП Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Основные схемы использования ЭЦП: подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная;использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа - при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и ЭЦП является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.№ слайда 27

Описание слайда:

Источники: ГОСТ Р 34.10-94 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма.Электронная цифровая подпись - Термин -Энциклопедический ФондЭлектронная цифровая подпись - Компания «Криптомаш»